Ile kosztuje windykacja? Przewodnik po cenach

Ile kosztuje windykacja? Czy windykacja bez prowizji może być skuteczna? Jak ocenić czy oferta firmy windykacyjnej jest korzystna? Czy szukać najtańszej propozycji? To pytania, które zadaje sobie każdy przedsiębiorca stający przed wyborem partnera do odzyskiwania należności.

Usługa windykacyjna nie różni się praktycznie niczym od każdej innej usługi tzw. segmentu B2B. Prowadząc firmę, na każdym etapie rozwoju i praktycznie przez cały okres trwania firmy, właściciel lub zarządzający musi podejmować decyzje dotyczące zlecania pewnych wyspecjalizowanych czynności zewnętrznym podmiotom.

I chociaż na pierwszy rzut oka, może wydawać się czasami, że zatrudnienie pracownika lub pracowników odpowiedzialnych za konkretne działania i obowiązki będzie tańsze, w ogólnym rozrachunku może okazać się, że jest dokładnie odwrotnie. Dobrze więc odpowiedzieć sobie na pytanie ile kosztuje windykacja i jak odnieść ten koszt do uzyskiwanych efektów.

Ile kosztuje windykacja prowadzona przez wewnętrzny dział?

Stworzenie wewnętrznego działu windykacji, składającego się z zespołu doświadczonych profesjonalistów z zakresu prawa, finansów i negocjacji, to konieczność w wielu dużych i bardzo dużych firmach. Utrzymanie takiego działu wiąże się jednak ze sporymi kosztami:

• Wynagrodzeń – wysokiej klasy specjaliści nie będą pracować za najniższą krajową
• Szkoleń – ciągłe doskonalenie w zmieniającym się prawie i procedurach
• Kosztów organizacyjnych – sprzęt, oprogramowanie, infrastruktura
• Kosztów administracyjnych – HR, księgowość, zarządzanie

Aby wewnętrzny dział windykacji był efektywny i rentowny nie może być tani. Dlatego też w praktyce stworzenie takiego działu ma sens dopiero przy odpowiednio dużej skali działalności.

Dlaczego opłaca się zlecać windykację do zewnętrznych firm?

Co mogą natomiast zrobić właściciel i menedżerowie firm, w których tworzenie komórki windykacyjnej nie jest ekonomicznie uzasadnione? Lub gdy budżet na tego typu projekt jest niewystarczający do zatrudnienia odpowiedniej liczby wysoko wykwalifikowanych pracowników?

Z pomocą przychodzi oczywiście outsourcing usług. Firma, w której opóźnienia w płatnościach zdarzają się w przypadku 1-2 kontrahentów w miesiącu/kwartale, nie będzie inwestowała przecież kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy miesięcznie w utrzymanie osobnego działu.

Tym bardziej, że prawdopodobnie przez sporą ilość czasu pracownicy wewnętrznego działu nie mieliby wystarczającej ilości pracy. Czasowe oddelegowywanie do zadań windykacyjnych pracowników zajmujących się na co dzień innymi obowiązkami też nie jest dobrym rozwiązaniem.

Skuteczna windykacja wymaga szerokiej wiedzy, umiejętności i praktyki. Nie można jej nauczyć się w kilka godzin i prowadzić „z doskoku".

Jak wybrać najkorzystniejszą ofertę?

Gdy decyzja o zlecenie działań windykacyjnych zostaje podjęta, rozpoczyna się etap wyboru najkorzystniejszej oferty. Czy jednak najkorzystniejsza oznacza najtańsza?

Odpowiedźmy sobie na pytanie jakie działania powinny być podjęte w stosunku do naszego dłużnika, aby były one maksymalnie skuteczne i wnosiły wartość dodaną ponad to, co bez specjalnego nakładu kosztów możemy zrobić samodzielnie (czyli w praktyce wysłać wezwanie do zapłaty i wykonać kilka telefonów do dłużników).

Kluczowe działania profesjonalnej windykacji:

1. Działania terenowe – wizyta u dłużnika, weryfikacja stanu faktycznego
2. Bezpośrednie negocjacje osobiste – rozmowy face-to-face przynoszą najlepsze rezultaty
3. Analiza majątku dłużnika – sprawdzenie możliwości odzyskania należności
4. Monitorowanie sytuacji finansowej – śledzenie zmian w kondycji firmy dłużnika
5. Działania prawne – przygotowanie i prowadzenie postępowań sądowych

Z praktyki wiemy, że najskuteczniejsze są działania terenowe i bezpośrednie negocjacje osobiste z dłużnikami. Nawet jeżeli nie przynoszą one szybkich efektów w postaci spłaty należności, informacje zebrane w trakcie takich działań, umiejętnie wykorzystane, maksymalizują szanse na odzyskanie należności na etapach późniejszych (np. sądowym czy egzekucyjnym).

Najlepiej i najtaniej – czy tak się da?

Dlatego też wybieranie najtańszej oferty usług windykacyjnych nie jest rozwiązaniem najkorzystniejszym. Rachunek ekonomiczny jest jednoznaczny. Szczególnie w przypadku:

• Spraw trudnych – dłużnik unika kontaktu, nie ma stałego miejsca pobytu
• Wysokonominałowych – kwoty przekraczające 50 000 zł
• Wymagających „szukania" dłużnika – ukrywa majątek, zmienia struktury

Model rozliczeń: co się opłaca?

Dlaczego warto wybrać prowizję od sukcesu?

Model „No Win – No Fee" (prowizja od sukcesu) to najbardziej bezpieczne rozwiązanie dla Twojej firmy:

• Zero ryzyka – jeśli nie odzyskamy pieniędzy, nic nie płacisz
• Motywacja windykatora – im więcej odzyska, tym więcej zarobi
• Realne działania – firma nie zarobi na samym procesie, tylko na efekcie
• Transparentność – wiesz dokładnie ile zapłacisz (procent od odzyskanej kwoty)

Podsumowanie: jak wybrać partnera do windykacji?

Jeżeli chcemy mieć pewność, że zlecana do windykacji sprawa będzie potraktowana odpowiednio uważnie i nie trafi natychmiast do Sądu (bez podjęcia innych czynności), szukajmy podmiotów, które mogą pochwalić się:

1. Referencjami od zadowolonych klientów
2. Doświadczeniem w pełnoprawnej windykacji terenowej
3. Transparentnym modelem rozliczeń (najlepiej prowizja od sukcesu)
4. Profesjonalnym zespołem (prawnicy + negocjatorzy + specjaliści IT)
5. Nowoczesnymi narzędziami (CRM, monitoring, analiza danych)