Dzisiaj małe „studium przypadku" pokazujące jak powstają należności nieściągalne i czy zawsze są one definitywnie nieściągalne. Na praktycznym przykładzie chcemy pokazać jak ważne jest przyjęcie aktywnej strategii zarządzania należnościami w firmie.
Pozostawienie procesu odzyskiwania należności „samemu sobie" lub stosowanie standardowej ścieżki „prawnik - sąd - komornik" bez dodatkowego wspomagania może być naprawdę kosztowne.
Kluczowe liczby case study
Brak kontroli nad dłużnikami = należności nieściągalne
Nasz dzisiejszy analizowany Klient to duża firma z branży wynajmu nieruchomości komercyjnych. Teoretycznie należności wynikające z wynajmu lokali i powierzchni są dosyć łatwe do monitorowania. Dłużnika mamy niejako „na miejscu" i „na oku".
W praktyce, szczególnie przy dużej lub bardzo dużej skali działalności takie monitorowanie jest utrudnione. Wymaga:
- Wprowadzenia ścisłych procedur
- Poniesienia niemałych kosztów
- Powołania osobnych stanowisk pracy
- Wdrożenia systemów CRM i monitoringu płatności
- Regularnych kontroli i audytów
Problem: Windykacja po fakcie
W wielu przypadkach zaległości czynszowe zaczynają być egzekwowane w momencie,
gdy najemca już wyprowadził się z wynajmowanego lokalu
lub mówiąc kolokwialnie „zniknął".
Tak było w opisywanym przypadku. Windykacja wobec dłużników wdrażana była gdy:
✗ Kontakt z niepłacącym najemcą był już mocno utrudniony
✗ Dłużnik zmienił adres lub zakończył działalność
✗ Majątek został wyprowadzony lub ukryty
✗ Brak informacji o aktualnej sytuacji finansowej
Wierzyciel decydował w tym momencie o skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego, przy czym:
- Nie zbierał informacji o aktualnej sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika
- Nie ustalał obecnego miejsca prowadzenia działalności operacyjnej
- Nie prowadził monitorowania dłużników
- Nie podejmował działań terenowych ani prób negocjacji
Standardowa ścieżka: prawnik → sąd → komornik
Czy jest skuteczna?
W przypadku naszego Klienta standardowa ścieżka windykacyjna wyglądała następująco:
- Zlecenie sprawy prawnikowi – przygotowanie pozwu
- Ścieżka sądowa – trwała średnio 4-6 miesięcy
- Nadanie klauzuli wykonalności – uzyskanie tytułu wykonawczego
- Sprawa trafia do komornika – najbliższego terytorialnie siedzibie dłużnika
Paradoks: Komornik wysyła korespondencję na... stary adres
Komornik rozpoczynał standardowe działania czyli wysłanie korespondencji.
Paradoksalnie najczęściej na jedyny adres dłużnika czyli adres
wynajmowanej nieruchomości.
A tam firmy dłużnika już dawno nie było.
Brak możliwości (i chęci) przeprowadzenia czynności terenowych powodował, że sprawa była
umarzana jako bezskuteczna.
Efekt końcowy standardowej ścieżki:
Tym sposobem w dosyć krótkim czasie na biurko naszego Klienta pojawiło się:
- Kilkanaście nakazów zapłaty
- Orzeczenia o bezskutecznej egzekucji komorniczej
- Łączna kwota należności głównych: ok. 317 000 zł
Dodatkowo Klient poniósł koszty:
- Wpisów sądowych
- Kosztów prawnika
- Zaliczek komorniczych
Koszty te łącznie wyniosły nie mniej niż 24-27 tys zł.
Podsumowanie strat
Bilans przed naszym zaangażowaniem:
• Należności główne: 317 000 zł
• Koszty prawne + sąd + komornik: 24-27 tys zł
• Odzyskane pieniądze: 0 zł
• Skuteczność: 0%
Tak to mniej więcej wyglądało: na laptopie leży ok. 350 tys zł w należnościach
„nieściągalnych"...
Windykacja należności „nieściągalnych"
W związku z podjęciem współpracy z opisywanym Klientem nasza firma podjęła się analizy tychże „nieściągalnych" należności.
Nasze działania:
- Ustalenie aktualnych adresów – wywiad terenowy, bazy danych
- Weryfikacja powiązań gospodarczych – szukanie spółek powiązanych, majątku ukrytego
- Ustalenie miejsc zamieszkania dłużników – osoby fizyczne, członkowie zarządu
- Analiza sytuacji majątkowej – co realnie można zająć
- Selekcja spraw – które mają sens ekonomiczny
Wyselekcjonowaliśmy sprawy w których:
- Dalsze działania nie były zasadne – dłużnicy ewidentnie nieściągalni, nienamierzalni, w upadłości
- Uznaliśmy to za faktycznie należności nieściągalne
W pozostałych sprawach rozpoczęliśmy:
- Intensywne działania terenowe – wizyty u dłużników, kontrole na miejscu
- Próby negocjowania – bezpośrednie rozmowy, ustalenie planów spłat
- Ponowienie egzekucji komorniczej – u skutecznych komorników
- Aktywny udział naszych windykatorów – monitoring każdego etapu
Efekt naszych działań
W przeciągu ok. 6 miesięcy:
✓ Odzyskaliśmy dla Klienta: 67 000 zł
✓ Szacujemy możliwe do ściągnięcia jeszcze: 15-20 tys zł
✓ Pozostałe pieniądze są obiektywnie nieściągalne lub koszt ich odzyskania jest zbyt wysoki
Skuteczność: 21% (vs 0% wcześniej)
Ile to kosztuje? Porównanie scenariuszy
Scenariusz 1: Gdyby Klient od początku współpracował z nami
Nasze szacunki: przy bieżącym monitorowaniu opisywanych należności od niemalże pierwszego dnia po terminie ich wymagalności:
Scenariusz 2: Standardowa ścieżka (co faktycznie się stało)
Scenariusz 3: Windykacja na etapie „nieściągalnym" (nasze zaangażowanie)
Dlaczego wyższa prowizja na etapie „nieściągalnym"?
Pracowaliśmy na prowizji 20-22% (zamiast standardowych 8-9%) ze względu na:
• Etap spraw – trafiły do nas po nieudanej egzekucji
• Utrudniony kontakt – dłużnicy „zniknęli", zmienili adresy
• Brak świeżych danych – musieliśmy prowadzić intensywny wywiad
• Wyższe ryzyko – większość spraw rzeczywiście nieściągalna
• Większy nakład pracy – działania terenowe, negocjacje „od zera"
Tanio nie zawsze znaczy dobrze
Na powyższym przykładzie doskonale widać jak ważne jest wdrożenie odpowiednich procedur windykacyjnych i jednocześnie jak złudne jest szacowanie kosztów windykacji.
Paradoks: „Bezpłatna" ścieżka jest najdroższa
Teoretycznie bezpłatna standardowa ścieżka (prawnik + sąd + komornik)
okazała się o kilkaset procent droższa niż skorzystanie
z płatnych usług profesjonalnej firmy windykacyjnej.
Porównanie:
• Standardowa ścieżka: -24-27 tys zł (strata + 0 zł odzyskane)
• Profesjonalna windykacja od początku: +210-220 tys zł (netto)
• Różnica: ~240 000 zł!
Kluczowe wnioski z case study:
- Monitoring od pierwszego dnia – nie czekaj aż dłużnik „zniknie"
- Aktywna windykacja – standardowa ścieżka sądowa to za mało
- Działania terenowe – komornik wysyłający tylko pisma nic nie osiągnie
- Profesjonalna firma windykacyjna – koszt prowizji zwraca się wielokrotnie
- Czas to pieniądz – im później zaczniesz, tym mniejsza ściągalność
- „Tanio" = drogo – pozorna oszczędność prowadzi do ogromnych strat
Złota zasada windykacji
Lepiej zapłacić 8-9% prowizji i odzyskać 70-75% należności,
niż wydać 24 tys zł na „bezpłatną" ścieżkę i odzyskać 0 zł.
Profesjonalna windykacja się opłaca – liczby nie kłamią!
Nie pozwól, by Twoje należności stały się „nieściągalne"
WhiteNote oferuje proaktywne zarządzanie należnościami – działamy od pierwszego dnia opóźnienia, zanim dłużnik „zniknie". Nasza skuteczność: 60-80% vs. 0-21% standardowej ścieżki.