Brak zapłaty za wystawione faktury generuje w firmie wierzyciela dużo więcej kosztów, niż tylko kwota nieuregulowanej należności. Najistotniejsze w tych kosztach są zobowiązania podatkowe.
Wierzyciel za miesiąc, w którym wystawia fakturę sprzedażową, musi odprowadzić należne podatki, niezależnie od tego, czy otrzymał już płatność od kontrahenta. Wyjątkiem jest sytuacja gdy stosuje tzw. kasową metodę rozliczania podatku VAT.
Najdotkliwsza konsekwencja nieopłaconych faktur
Opisywany obowiązek podatkowy to jedna z najbardziej dotkliwych konsekwencji
finansowych, które dotykają wierzyciela w związku z brakiem zapłaty zobowiązania
przez dłużnika.
Musisz zapłacić VAT za sprzedaż... której nie otrzymałeś!
Na szczęście ustawodawcy próbują udostępnić firmom narzędzia, które mają niwelować te negatywne konsekwencje. Jednym z tych narzędzi jest zwrot VAT od niezapłaconych faktur, zwany również ulgą na złe długi.
Kto i kiedy może skorzystać z prawa do zwrotu VAT?
Zapisy ustawy o podatku VAT, regulujące zasady tzw. ulgi na złe długi w zakresie podatku VAT, były w przeszłości korygowane. Na chwilę obecną przedsiębiorca ma możliwość zwrotu podatku VAT, gdy spełnione są następujące warunki:
5 warunków skorzystania z ulgi na złe długi:
Towar lub usługa dostarczane są na rzecz podmiotu zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT. Sprawdź status dłużnika w Wykazie Podatników VAT (tzw. biała lista).
Ty (wierzyciel) również musisz być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Ulga nie dotyczy podmiotów zwolnionych z VAT.
Dłużnik nie może być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub w trakcie likwidacji. Weryfikuj w KRS i Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Od daty wystawienia faktury nie upłynęło więcej niż 2 lata (licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona). Np. faktura z 15.03.2023 → termin do 31.12.2025.
Od daty wymagalności (terminu płatności) faktury musi minąć co najmniej 90 dni. To kluczowy warunek – wcześniej nie możesz skorzystać z ulgi!
Przykład: Jak liczyć 90 dni?
Faktura wystawiona: 10.01.2024
Termin płatności: 31.01.2024
90 dni od wymagalności: 31.01.2024 + 90 dni = 30.04.2024
Kiedy możesz skorygować VAT?
W deklaracji VAT-7 za kwiecień 2024 (po upływie 90 dni).
Termin na skorzystanie z ulgi – nie przegap!
Bardzo istotne jest aby korzystać z prawa odliczenia VAT od niezapłaconych faktur w ustawowym terminie, czyli w miesiącu, w którym mija 90 dni od daty wymagalności faktury.
Co jeśli przegapisz termin?
Jeżeli termin ten zostanie „przegapiony" prawo do zwrotu VAT nie wygasa,
ale konieczne jest złożenie korekty deklaracji VAT za miesiąc,
w którym upłynął 90-dniowy termin.
Uwaga: Korekta deklaracji może wzbudzić zainteresowanie urzędu skarbowego
i skutkować kontrolą. Lepiej robić wszystko „na czas"!
Procedura krok po kroku:
Krok 1: Wystawienie faktury
Wystawiasz fakturę sprzedaży. Odprowadzasz VAT należny w deklaracji VAT-7 za ten miesiąc (nawet jeśli nie otrzymałeś płatności).
Krok 2: Termin płatności mija
Upływa termin płatności wskazany na fakturze. Od tego momentu liczysz 90 dni.
Krok 3: Czekasz 90 dni
Faktura pozostaje nieopłacona przez 90 dni od wymagalności. Weryfikujesz, czy dłużnik spełnia wszystkie 5 warunków.
Krok 4: Składasz deklarację VAT-7
W miesiącu, w którym mija 90 dni, składasz deklarację VAT-7 i zmniejszasz VAT należny o kwotę z niezapłaconej faktury (w JPK_V7).
Krok 5: Odzyskujesz VAT
Otrzymujesz zwrot nadpłaconego VAT na konto lub zaliczasz na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.
Konsekwencje dla dłużnika
Prawo do skorzystania z możliwości korekty podatku VAT nie jest w żaden sposób skorelowane z wymogami lub obowiązkami wobec dłużnika. To bardzo ważna informacja!
Czego NIE musisz robić:
- Nie musisz mieć zgody dłużnika na skorzystanie z ulgi
- Nie musisz go informować o zamiarze skorzystania z ulgi
- Nie musisz wszczynać windykacji (choć oczywiście warto!)
- Nie musisz uzyskać wyroku sądu ani tytułu wykonawczego
Co musisz zweryfikować:
- Czy dłużnik jest aktywnym podatnikiem VAT (biała lista VAT)
- Czy nie znajduje się w upadłości/restrukturyzacji (KRS, MSiG)
- Czy spełnione są pozostałe warunki (90 dni, 2 lata, itp.)
Jak weryfikować dłużnika?
Na blogu opisywaliśmy już jak weryfikować dłużnika, służymy również
pomocą w tym zakresie. Kluczowe źródła:
✓ Biała lista VAT – sprawdzenie statusu podatnika VAT
✓ KRS – weryfikacja postępowań upadłościowych/restrukturyzacyjnych
✓ Monitor Sądowy i Gospodarczy – ogłoszenia o likwidacji
✓ CEIDG (dla JDG) – status działalności gospodarczej
Obowiązki dłużnika:
Sam dłużnik natomiast, w przypadku gdy nie uregulował swojego zobowiązania w terminie 90 dni, ma obowiązek korekty podatku VAT, którego nie zapłacił, a odliczył w dacie otrzymania faktury.
Mechanizm symetryczny – dłużnik też musi działać
Jeśli Ty jako wierzyciel korzystasz z ulgi na złe długi i zmniejszasz VAT należny,
dłużnik ma obowiązek zwiększyć VAT należny o kwotę odliczoną przy zakupie.
Innymi słowy:
• Ty: odzyskujesz VAT, który zapłaciłeś za niego
• Dłużnik: musi oddać VAT, który odliczył bez płacenia faktury
Ulga jest symetryczna – co zyskuje wierzyciel, traci dłużnik.
Przykład praktyczny – krok po kroku
Case study: Firma XYZ odzyskuje VAT
Sytuacja wyjściowa:
• Firma XYZ wystawiła fakturę na 123 000 zł brutto (100 000 zł netto + 23 000 zł VAT)
• Data wystawienia: 15.01.2024
• Termin płatności: 31.01.2024
• Faktura NIE została zapłacona
Co zrobiła firma XYZ?
1. Styczeń 2024: Odprowadził 23 000 zł VAT w deklaracji VAT-7 (mimo braku zapłaty)
2. Kwiecień 2024: 90 dni minęło (31.01 + 90 = 30.04.2024)
3. Maj 2024: Złożył deklarację VAT-7 za kwiecień z korektą
4. Czerwiec 2024: Otrzymał zwrot 23 000 zł VAT na konto
Efekt: Odzyskał 23 000 zł, które niepotrzebnie
zapłacił za dłużnika!
Co dalej z windykacją?
Skorzystanie z ulgi na złe długi NIE zwalnia z windykacji! Nadal warto odzyskać należność główną (100 000 zł netto w powyższym przykładzie).
- Ulga na złe długi = odzyskujesz VAT (23 000 zł)
- Windykacja = odzyskujesz należność główną (100 000 zł)
- Razem: możesz odzyskać pełne 123 000 zł!
Podsumowanie – kluczowe informacje
Kiedy warto skorzystać z ulgi na złe długi?
- ZAWSZE gdy spełnione są warunki ustawowe
- Szczególnie przy wysokich kwotach VAT (im więcej, tym większy zwrot)
- Gdy windykacja trwa długo i brak perspektyw na szybką spłatę
- Nawet jeśli prowadzimy równoległą windykację (jedno nie wyklucza drugiego!)
Najczęstsze błędy:
- Przegapienie terminu 90 dni – wymaga korekty deklaracji
- Brak weryfikacji statusu dłużnika – jeśli jest w upadłości, nie możesz skorzystać
- Liczenie 90 dni od wystawienia zamiast od wymagalności – błąd w kalkulacji
- Rezygnacja z windykacji po skorzystaniu z ulgi – nadal możesz odzyskać główną kwotę!
- Brak dokumentacji – zachowaj dowody spełnienia warunków na wypadek kontroli
Złota zasada: VAT + windykacja = pełne odzyskanie
Optymalna strategia:
1. Miesiąc 1-3: Prowadzisz windykację polubowną (wezwania, telefony, negocjacje)
2. Po 90 dniach: Korzystasz z ulgi na złe długi → odzyskujesz VAT
3. Równolegle: Kontynuujesz windykację → odzyskujesz należność główną
Dzięki temu odzyskujesz pełną kwotę faktury (netto + VAT)
i minimalizujesz straty!
Potrzebujesz pomocy z ulgą na złe długi?
WhiteNote pomoże Ci zweryfikować warunki ulgi, obliczyć terminy i przeprowadzić windykację równolegle z procedurą zwrotu VAT. Działamy kompleksowo – odzyskujemy zarówno VAT, jak i należność główną!
Zastrzeżenie prawne
Więcej szczegółów prawnych i technicznych w temacie zwrotu VAT od niezapłaconych faktur
można znaleźć m.in. na stronach Infor.pl, w Dzienniku Ustaw
(Ustawa o VAT, art. 89a i 89b) oraz na stronie Ministerstwa Finansów.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
W indywidualnych przypadkach zalecamy konsultację z doradcą podatkowym lub księgowym.