W obrocie gospodarczym ryzyko związane z udzielaniem tzw. kredytu kupieckiego jest nieuniknione. Każda firma chcąc zwiększać swoją sprzedaż jest niejako zmuszona do stosowania terminów płatności.
Im więcej kontrahentów i im dłuższe terminy płatności faktur – tym większe również ryzyko powstania trudnościągalnych należności. Jednym ze sposobów jego minimalizowania jest weryfikacja kontrahentów.
Kredyt kupiecki = ryzyko
Udzielając odroczonych terminów płatności, de facto kredytujesz swojego klienta. Bez odpowiedniej weryfikacji możesz nieświadomie finansować firmy, które nigdy nie zapłacą za Twoje towary lub usługi.
Źródła informacji o kondycji finansowej i zwyczajach płatniczych
Zazwyczaj pierwsze transakcje z danym Klientem odbywają się na zasadzie obrotu gotówkowego. Jeżeli tylko pozwala na to specyfika branży i skala działalności, jest to dobry sposób na „zapoznanie się" z nowym kontrahentem.
Niestety fakt, że firma płaci gotówką lub wykonuje przedpłaty nie daje gwarancji, że będzie również rzetelnym płatnikiem w momencie, gdy zostanie jej przyznany limit kredytu kupieckiego.
Kluczowa zasada
Aby decyzja o wystawianiu faktur z odroczonym terminem płatności była trafna, niezbędne jest pozyskanie informacji o kontrahencie. W tym celu niezbędna do przeprowadzenia jest profesjonalna weryfikacja kontrahenta.
Co powinna zawierać dobrze przeprowadzona weryfikacja?
Informacje niezbędne do oceny kontrahenta to przede wszystkim:
7 kluczowych elementów weryfikacji kontrahenta:
Czy firma ma aktualny wpis? Czy nie jest w stanie likwidacji? Czy dane rejestrowe są zgodne z podawanymi na fakturach?
Kto jest uprawniony do reprezentowania firmy? Czy osoba podpisująca umowę ma do tego pełnomocnictwa?
Z jakimi podmiotami i osobami firma jest powiązana? Czy te powiązania można traktować „pozytywnie" czy „negatywnie"? Czy właściciele mają inne, niedziałające firmy?
Czy firma miała w przeszłości problemy z płynnością i regulowaniem należności? Jak długo działała poprzednia firma właściciela?
Czy firma występuje w rejestrach niesolidnych płatników (KRD, BIG, ERIF) i na branżowych giełdach wierzytelności?
Czy prowadzone są przeciwko firmie postępowania sądowe i/lub egzekucyjne? Ile spraw toczy się obecnie?
Czy firma jest znana na rynku windykacyjnym? Czy była przedmiotem działań firm windykacyjnych?
Weryfikacja samodzielna vs. outsourcing
Pozyskanie powyższych informacji w większości jest oczywiście możliwe do wykonania we własnym zakresie. Wymaga to jednak:
- Sporego nakładu czasu – każde źródło wymaga osobnej weryfikacji
- Wiedzy specjalistycznej – interpretacja danych wymaga doświadczenia
- Dostępu do płatnych baz – nie wszystkie informacje są bezpłatne
- Oddelegowania pracowników – lub zatrudnienia nowych
Nie zawsze takie działania mają sens ekonomiczny.
Porównanie: Samodzielna weryfikacja vs. Outsourcing
Profesjonalna usługa weryfikacji kontrahentów
W sytuacji gdy zarządzający firmą nie chce ponosić kosztów związanych z utrzymywaniem działu lub komórki odpowiedzialnej za prawidłową weryfikację kontrahentów, z pomocą przychodzą wyspecjalizowane podmioty zajmujące się zawodowo monitorowaniem Klientów i potencjalnych Klientów.
Relatywnie tania usługa
Koszt pojedynczego raportu jest znacznie niższy niż samodzielne poszukiwanie informacji. Pakiety dodatkowo obniżają cenę jednostkową.
Brak zaangażowania
Nie wymaga zaangażowania po stronie zainteresowanego Klienta. Wystarczy podać dane kontrahenta – resztą zajmują się specjaliści.
Kompleksowe raporty
Firmy zajmujące się zarządzaniem wierzytelnościami sporządzają kompleksowe raporty obejmujące wszystkie niezbędne informacje.
Elastyczne pakiety
Możliwe jest zlecanie sporządzenia raportów zarówno incydentalnie, pojedynczo, jak i w korzystnych pakietach dostosowanych do potrzeb.
Zgodność z RODO
Nie należy obawiać się o to, czy przekazywanie danych potencjalnych kontrahentów jest zgodne z ustawą o ochronie danych osobowych. Profesjonalne firmy działają w pełnej zgodności z przepisami RODO i posiadają odpowiednie podstawy prawne do przetwarzania danych w celach weryfikacyjnych.
Korzyści z weryfikacji w kontekście windykacji
Weryfikacja kontrahentów zwiększa skuteczność i szybkość odzyskania pieniędzy w przypadku wystąpienia problemów z regulowaniem płatności.
Oczywiście nawet prawidłowo przeprowadzona weryfikacja kontrahenta nie da gwarancji, że będzie on już zawsze wzorowym płatnikiem. Jednak pozyskane w trakcie sporządzania raportu informacje pozwalają na:
- Odpowiednio szybką reakcję – wiesz, kiedy zacząć się martwić
- Wprowadzenie procedur windykacyjnych – masz dane kontaktowe i wiedzę o strukturze firmy
- Skuteczniejszą windykację – znasz już sytuację dłużnika
- Lepszą ocenę szans na odzyskanie – nie tracisz czasu na beznadziejne sprawy
Weryfikowani vs. nieweryfikowani dłużnicy
W przypadku weryfikowanego wcześniej kontrahenta działania windykacyjne
są zazwyczaj bardziej skuteczne niż w przypadku dłużników,
którzy trafiają do windykacji bez wcześniejszego sprawdzenia i monitorowania.
Dlaczego?
✓ Mamy aktualne dane kontaktowe
✓ Znamy strukturę organizacyjną i powiązania
✓ Wiemy, gdzie szukać majątku
✓ Możemy szybciej reagować na zmiany
Podsumowanie – dlaczego warto weryfikować kontrahentów?
- Minimalizacja ryzyka – unikasz współpracy z firmami o złej historii płatniczej
- Świadome decyzje – wiesz, komu udzielać kredytu kupieckiego i na jakich warunkach
- Szybsza reakcja – wcześniej wykrywasz problemy z płatnościami
- Skuteczniejsza windykacja – masz informacje potrzebne do działań
- Oszczędność czasu i pieniędzy – outsourcing jest tańszy niż własny dział
- Bezpieczeństwo prawne – profesjonalne firmy działają zgodnie z RODO
Złota zasada biznesu
Lepiej zapobiegać niż leczyć!
Koszt weryfikacji jednego kontrahenta to zazwyczaj kilkadziesiąt złotych.
Koszt nieodzyskanej należności to często dziesiątki tysięcy złotych
+ czas, nerwy i koszty windykacji.
Inwestycja w weryfikację zwraca się wielokrotnie!
Sprawdź swojego kontrahenta!
WhiteNote oferuje profesjonalną weryfikację kontrahentów – kompleksowe raporty dostarczane w 24-48 godzin. Skontaktuj się z nami i poznaj szczegóły usługi!