Brak zapłaty za wystawione faktury generuje w firmie wierzyciela dużo więcej kosztów, niż tylko kwota nieuregulowanej należności. Najistotniejsze w tych kosztach są zobowiązania podatkowe. Wierzyciel za miesiąc w którym wystawia fakturę sprzedażową musi odprowadzić należne podatki, niezależnie czy otrzymał już płatność od kontrahenta. Wyjątkiem jest sytuacja gdy stosuje tzw. kasową metodą rozliczania podatku VAT. Opisywany obowiązek podatkowy to jedna z najbardziej dotkliwych konsekwencji finansowych które dotykają wierzyciela w związku z brakiem zapłaty zobowiązania przez dłużnika. Na szczęście ustawodawcy próbują udostępnić firmom narzędzia które mają niwelować te negatywne konsekwencje. Jednym z tych narzędzi jest zwrot VAT od niezapłaconych faktur.

Kto i kiedy może skorzystać z prawa do zwrotu VAT od niezapłaconych faktur

Zapisy ustawy o podatku VAT, regulujące zasady tzw. ulgi na złe długi w zakresie podatku VAT były w przeszłości korygowane. Na chwilę obecną (2017 rok) przedsiębiorca ma możliwość zwrotu podatku VAT (skorzystania z tzw. ulgi na złe długi) gdy spełnione są następujące warunki.

• towar lub usługa dostarczane są na rzecz podmioty zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT
• wierzyciel również jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT
• dłużnik nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub w trakcie likwidacji
• od daty wystawienia faktury nie upłynęło więcej niż 2 lata (licząc od końca roku w którym faktura została wystawiona)
• od daty wymagalności (terminu płatności) faktury minęło 150 dni

Bardzo istotne jest aby korzystać z prawa odliczenia VAT od niezapłaconych faktur w ustawowym terminie, czyli w miesiącu w którym mija 150 dni od daty wymagalności faktury. Jeżeli termin ten zostanie „przegapiony” prawo do zwrotu VAT nie wygasa, ale konieczne jest złożenie korekty deklaracji VAT za miesiąc z którym upłynął 150 dniowy termin.

Zwrot VAT od niezapłaconych faktur – konsekwencje dla dłużnika

Prawo do skorzystania z możliwości korekty podatku VAT nie jest na szczęście w żaden sposób skorelowane z wymogami lub obowiązkami wobec dłużnika. Nie musimy mieć zgody dłużnika na skorzystanie z ulgi, nie musimy go o tym informować. Istotne jest tylko abyśmy mieli pewność czy jest aktywnym podatnikiem VAT i czy nie znajduje się w stanie upadłości, restrukturyzacji lub likwidacji. Na blogu opisywaliśmy już jak weryfikować dłużnika, służymy również pomocą w tym zakresie. Sam dłużnik natomiast w przypadku gdy nie uregulował swojego zobowiązania w terminie 150 dni, ma obowiązek korekty podatku VAT którego nie zapłacił a odliczył w dacie otrzymanie faktury.

Więcej szczegółów prawnych i technicznych w temacie zwrotu VAT od niezapłaconych faktur można znaleźć między innym na stronach Infor.

W obrocie gospodarczym ryzyko związane z udzielaniem tzw. kredytu kupieckiego jest nieuniknione. Każda firma chcąc zwiększać swoją sprzedaż jest niejako zmuszona do stosowania terminów płatności. Czym więcej kontrahentów i czym dłuższe terminy płatności faktur tym większe również ryzyko powstania trudnościągalnych należności. Jednym ze sposobów jego minimalizowania jest weryfikacja kontrahentów.

Weryfikacja kontrahentów, źródło informacji o kondycji finansowej i zwyczajach płatniczych

Zazwyczaj pierwsze transakcje z danym Klientem odbywają się na zasadzie obrotu gotówkowego. Jeżeli tylko pozwala na to specyfika branży i skala działalności jest to dobry sposób na „zapoznanie się” z nowym kontrahentem. Niestety fakt, że firma płaci gotówką lub wykonuje przedpłaty nie daje gwarancji, że będzie również rzetelnym płatnikiem w momencie gdy zostanie jest przyznany limit kredytu kupieckiego. Aby decyzja o wystawianiu faktur z odroczonym terminem płatności była trafna, niezbędne jest pozyskanie informacji o kontrahencie. W tym celu niezbędna do przeprowadzenia jest profesjonalna weryfikacja kontrahenta.

Co powinna zawierać dobrze przeprowadzona weryfikacja kontrahentów

Informacje niezbędne do oceny kontrahenta to przede wszystkim:

• czy firma ma aktualny wpis do CEIDG lub KRS
• kto jest uprawniony do reprezentowania firmy
• z jakimi podmiotami i osobami firma jest powiązana. Czy te powiązania można traktować „pozytywnie” czy „negatywnie”
• czy firma miała w przeszłości problemy z płynnością i regulowanie należności
• czy firma występuje w rejestrach niesolidnych płatników i na branżowych giełdach wierzytelności
• czy prowadzone są przeciwko firmie postępowania sądowe i/lub egzekucyjne
• czy firma jest znana na rynku windykacyjnym

Pozyskanie powyższych informacji w większości jest oczywiście możliwe do wykonania we własnym zakresie. Wymaga to jednak sporego nakładu czasu i pracy. Nierzadko konieczne jest zatrudnienie lub oddelegowanie pracowników do wykonywanie czynności związanych z weryfikacją kontrahentów. Nie zawsze takie działania ma sens ekonomiczny.

W sytuacji gdy zarządzający firmą nie chce ponosić kosztów związanych z utrzymywaniem działu lub komórki odpowiedzialnej za prawidłową weryfikację kontrahentów z pomocą przychodzą wyspecjalizowane podmioty zajmujące się zawodowo monitorowaniem Klientów i potencjalnych Klientów.

Usługa jest relatywnie tania, nie wymaga zaangażowania po stronie zainteresowanego Klienta. Firmy zajmujące się zarządzaniem wierzytelnościami sporządzają kompleksowe raporty o kontrahentach obejmujące wszystkie niezbędne informacje. Możliwe jest zlecanie sporządzenia raportów zarówno incydentalnie, pojedynczo, jak i w korzystnych pakietach. Nie należy także obawiać się o to czy przekazywanie danych potencjalnych kontrahentów jest zgodne z ustawą o ochronie danych osobowych.

Weryfikacja kontrahentów zwiększa skuteczność i szybkość odzyskania pieniędzy w przypadku wystąpienia problemów z regulowaniem płatności.

Oczywiście nawet prawidłowo przeprowadzona weryfikacja kontrahenta nie da gwarancji, że będzie on już zawsze wzorowym płatnikiem. Jednak pozyskane w trakcie sporządzania raportu informacje pozwalają na odpowiednio szybką reakcję i wprowadzenie ewentualnych procedur windykacyjnych. W przypadku weryfikowanego wcześniej kontrahenta są one zazwyczaj bardziej skuteczne niż w przypadku dłużników którzy trafiają do windykacji bez wcześniejszego sprawdzenia i monitorowania.

Zachęcamy do zapoznania się ze szczegółami usługi weryfikacji kontrahentów świadczonej przez White Note. Jesteśmy do Państwa dyspozycji.