Rejestr dłużników – czy to skuteczne narzędzie windykacyjne?

Czy wpisywać dłużnika do KRD? Czy korzystanie z rejestrów dłużników lub internetowych giełd długów może być traktowane w firmie jako podstawowe narzędzie windykacyjne? Spotykamy się w swojej pracy z opiniami Klientów, które mogłyby sugerować, że Krajowy Rejestr Długów (KRD) czy inne biuro informacji gospodarczej to wystarczający sposób i skuteczna metoda skłaniania dłużników do regulowania przeterminowanych faktur. Czy jest tak rzeczywistości?

Wpis do KRD lub BIG, na niektórych to działa

Zapewne zdarzają się sytuacje w których wpisanie dłużnika do KRD zadziała motywująco i skłoni go do uregulowania zobowiązania. Niestety nie mają one miejsca zbyt często. KRD czy każde inne komercyjne biuro informacji gospodarczej to baza danych do której dostęp jest płatny. W związku z tym informacje przechowywane w tej bazie nie są ogólnodostępne i kompletne. Z tychże powodów wpisanie dłużnika do rejestru niesolidnych płatników nie spowoduje, że każdy zainteresowany będzie miał do tej informacji dostęp. Z tego też powodu bazy dłużników nie mogą być jedynym kryterium umożliwiającym podejmowanie decyzji na przykład o podjęciu współpracy z daną firmą. Pytając zatem czy wpisywać dłużnika do KRD należy równocześnie zastanowić się ile taka możliwość będzie kosztowała i czy koszt z tym związany jest uzasadniony.

Nie każdy zły płatnik występuje w rejestrach dłużników

Nagminne występowanie firmy w różnych bazach dłużników czy na internetowych giełdach wierzytelności daje oczywiście informacje, że ściągnięcie należności może być problematyczne, trudne lub niemożliwe. Jednak ten sposób wnioskowanie nie działa „w drugą stronę”. Brak wpisów na temat firmy w rejestrach KRD czy BIG nie oznacza, że firma jest doskonałym płatnikiem. W naszej pracy informacje pozyskane z rejestrów dłużników, internetowych giełd wierzytelności czy naszych wewnętrznych baz danych są bardzo przydatne. Na ich podstawie możemy ocenić szanse odzyskanie należności od danego dłużnika, prognozować Klientowi szacowany czas potrzebny do przeprowadzenie skutecznej windykacji i wycenić nasze usługi. Nigdy jednak takie dane nie będą w 100% sprawdzalne. Z tego powodu także odpowiedź na pytanie zadane na samym początku tego wpisu jest negatywne. Opieranie się tylko i wyłącznie na dostępie do rejestrów dłużników nie może zastępować stosowania jasno określonych procedur zarządzania wierzytelnościami.

Rejestry dłużników – baza danych czy coś więcej?

Operatorzy rejestrów zapewniają, że w ramach płatnego dostępu do ich baz danych Klient otrzymuje również kompleksowe działania windykacyjne. W praktyce okazuje się jednak, że są to dosyć szablonowe działania obejmujące najczęściej wysłanie wezwania do zapłaty, telewindykację i ewentualne skierowanie sprawy do Sądu. Tego typu działania mogą być skuteczne w stosunku do pewnej grupy dłużników. W większości przypadków są jednak niewystarczające i aby zmaksymalizować szanse na odzyskanie należności należy wdrożyć znacznie więcej bardziej złożonych narzędzi. Szczególnie w przypadku wierzytelności wysokonominałowych nic nie zastąpi pełnego wywiadu gospodarczego, wizji lokalnej, researchu na temat sytuacji rynkowej i bezpośrednich mediacji i negocjacji z dłużnikiem.

Jak brzmi zatem odpowiedź na tytułowe pytanie: Czy wpisywać dłużnika do KRD?

Nasza odpowiedź: Takie działanie na pewno nie zaszkodzi, ale nie może być jedynym krokiem podejmowanych w celu odzyskania pieniędzy.

Należności nieściągalne – case study

Dzisiaj małe „studium przypadku” jak powstają należności nieściągalne i czy zawsze są one definitywnie nieściągalne. Na praktycznym przykładzie chcemy pokazać jak ważne jest przyjęcie aktywnej strategii zarządzania należnościami w firmie. Pozostawienie procesu odzyskiwania należności „samemu sobie” lub stosowanie standardowej ścieżki „prawnik – sąd – komornik” bez dodatkowego wspomagania może być naprawdę kosztowne.

Brak kontroli nad dłużnikami to najprostszy sposób na powstanie należności nieściągalnych

Nasz dzisiaj analizowany Klient to duża firma z branży wynajmu nieruchomości komercyjnych. Teoretycznie należności wynikające z wynajmu lokali i powierzchni są dosyć łatwe do monitorowania. Dłużnika mamy niejako na miejscu i na oku. W praktyce, szczególnie przy dużej lub bardzo dużej skali działalności takie monitorowanie jest utrudnione. Wymaga wprowadzenia ścisłych procedur, poniesienia niemałych kosztów, powołania osobnych stanowisk pracy itp. W wielu przypadkach zaległości czynszowe zaczynają być egzekwowane w momencie gdy najemca już wyprowadził się z wynajmowanego lokalu lub mówiąc kolokwialnie zniknął. Tak było w opisywanym przypadku. Windykacja wobec dłużników wdrażana była gdy kontakt z niepłacącym najemcą był już mocno utrudniony. Wierzyciel decydował w tym momencie o skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego, przy czym nie zbierał informacji o aktualnej sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika, nie ustalał obecnego miejsca prowadzenia działalności operacyjnej itd., jednym słowem nie prowadził monitorowania dłużników.

Standardowa ścieżka windykacyjna – prawnik, sąd, komornik, czy jest skuteczna?

Ścieżka sądowa trwała średnio 4-6 miesięcy, po nadaniu klauzuli wykonalności sprawy trafiały do komornika najbliższego terytorialnie siedzibie dłużnika.  Tenże komornik rozpoczynał standardowe działania czyli wysłanie korespondencji. Paradoksalnie najczęściej na jedyny adres dłużnika czyli adres wynajmowanej nieruchomości. A tam firmy dłużnika już dawno nie było. Brak możliwości (i chęci) przeprowadzenia czynności terenowych powodował, że sprawa była umarzana jako bezskuteczna. Tym sposobem w dosyć krótkim czasie na biurko naszego Klienta pojawiło się kilkanaście nakazów zapłaty i orzeczeń o bezskutecznej egzekucji komorniczej. Łączna kwota należności głównych to ok 317 tys zł. Dodatkowo Klient poniósł koszty wpisów sądowych, koszty prawnika i koszty zaliczek komorniczych. Koszty te łącznie wyniosły nie mniej niż 24-27 tys zł.

Tak to mniej więcej wyglądało, na naszym laptopie leży ok 350 tys zł w należnościach nieściągalnych

Windykacja należności nieściągalnych

W związku z podjęciem współpracy z opisywanym Klientem nasza firma podjęła się analizy tychże nieściągalnych należności. Na skutek wdrożonych działań takich jak: ustalenie aktualnych adresów, powiązań gospodarczych, miejsc zamieszkania dłużników wyselekcjonowaliśmy sprawy w których dalsze działania nie były zasadne (dłużnicy ewidentnie nieściągalni, nienamierzalni, dłużnicy w upadłości), uznaliśmy, że to faktycznie należności nieściągalne Jednocześnie w pozostałych sprawach rozpoczęliśmy intensywne działania terenowe, próby negocjowania, ponowienie egzekucji komorniczej u skutecznych komorników i przy udziale naszych windykatorów. Na skutek tych działań w przeciągu ok 6 miesięcy odzyskaliśmy dla naszego Klienta ok 67 tys zł. Szacujemy, że możliwe do ściągnięcia jest jeszcze ok 15-20 tys zł. Pozostałe pieniądze są obiektywnie nieściągalne lub koszt ich odzyskania jest zbyt wysoki.

Ile to kosztuje?

Nasze szacunki: przy bieżącym monitorowaniu opisywanych należności od niemalże pierwszego dnia po terminie ich wymagalności, szacunkowo ściągalność mogła wynieść ok 230-240 tys. Koszt windykacji w postaci naszej prowizji od skutecznie odzyskanych kwot wyniósłby ok 20-21 tys (8-9%). Z powodu zaniechania wdrożenia odpowiednich narzędzi windykacyjnych ściągalność zatrzymała się na poziomie wspomnianych 67 tys zł, a prowizja zapłacona przez Klienta to ok 15 tys zł – pracowaliśmy na prowizji 20-22% ze względu na etap spraw na którym trafiły one do naszej firmy.

Tanio nie zawsze znaczy dobrze

Na powyższym przykładzie doskonale widać jak ważne jest wdrożenie odpowiednich procedur windykacyjnych i jednocześnie jak złudne jest szacowanie kosztów windykacji. Teoretycznie bezpłatna standardowa ścieżka okazała się o kilkaset procent droższa niż skorzystanie z płatnych usług profesjonalnej firmy windykacyjnej.