Jak kryzys gospodarczy związany z pandemią wpłynie na branżę windykacyjną?

Kryzys to żniwa dla windykatorów. Pisaliśmy już kiedyś o tym stereotypie który nie do końca jest prawdziwy. To prawda, że w czasach recesji, a takie niewątpliwie nas czekają, liczba zleceń windykacyjnych będzie znacząco rosła. Niestety nie przekłada się to wprost na kwotę realnie odzyskiwanych pieniędzy. Problemy finansowe dłużników powodują, że ściągalność spadnie, a czas potrzebny na odzyskanie należności dłuższy. Ilość spraw zlecanych do windykacji będzie w najbliższym czasie szybko rosnąć. Wierzyciele w obawie o swoją płynność będą zapewne dużo szybciej podejmować decyzje o podjęciu radykalnych kroków zmierzających do odzyskanie pieniędzy. Muszą się jednak liczyć z faktem, że nie  zawsze przyniesie to szybkie i oczekiwane skutki. Zatem: jak windykować w tych trudnych kryzysowych czasach?

Jakie problemy napotkają wierzyciele?

Jakie czynniki będę w najbliższych miesiącach wpływać na skuteczność działań windykacyjnych? W naszej opinii, opartej o wieloletnią praktykę w branży i obserwacje zachowań które już mają miejsce, największe zagrożenia dla skutecznego odzyskiwania przeterminowanych należności należą:

• ogólne problemy z płynnością finansową dotykające dłużników 
• prognozowana fala niewypłacalności i upadłości
• zawieszanie działalności operacyjnej przed przedsiębiorców
• utrudnienia w windykacji terenowej – od ponad miesiąca, praktycznie nie jest możliwe przeprowadzania bezpośrednich wizyt windykatorów. To w przypadku odzyskiwania wysokonominałowych wierzytelności B2B jest podstawą każdej strategii windykacyjnej
• opóźnienia w Sądach – już na tą chwilę większość rozpraw zaplanowanych na marzec i kwiecień 2020 roku, została przeniesiona na odległe o co najmniej kilka miesięcy terminy. Zaległości i zatory będą narastać, w związku z czym średni czas trwania sprawy w Sądzie znacząco się wydłuży
• problemy z egzekucją komorniczą – podobnie jak w przypadku windykacji terenowej, także możliwość przeprowadzania czynności egzekucyjnych u dłużnika na chwilę obecną jest praktycznie zamrożona. Trudno też prognozować kiedy sytuacja wróci do normy. W połączaniu z niekorzystnymi dla wierzycieli zmianami w przepisach o prowadzeniu egzekucji komorniczej, czeka nas potężny spadek skuteczności działań komorniczych. 

Kumulacja wszystkich wymienionych wyżej czynników, w połączeniu z dodatkowymi, nazwijmy je “miękkimi” skutkami (np. zły odbiór społeczny działań windykacyjnych i egzekucyjnych, wykorzystywanie sytuacji kryzysowej przez dłużników do odwlekania płatności nawet gdy nie jest to faktyczna przyczyna niespłacania należności w terminie) każe przypuszczać, że skutki pandemii dla wierzycieli będę dotkliwe i długofalowe. Na ten moment wierzyciele, windykatorzy i komornicy często nie mają po prostu jak windykować.

Kiedy naprawdę wierzyciele odczują skutki pandemii?

Skutki zamrożenia gospodarki odczujemy przez wiele miesięcy, może nawet lat. Jak to może wyglądać branży windykacyjnej i w sektorze zarządzania wierzytelnościami? W najbliższych tygodnia przewidujemy, że liczba spraw zlecanych do windykacji znacząco wzrośnie. Wierzyciele już decydują o przekazywaniu spraw do windykacji na wcześniejszym etapie. Szybsze decyzje i działanie , dzięki czemu ściągalność po wysłaniu wezwań do zapłaty i po pierwszych kontaktach ze strony windykatorów ma szansę być wyższa niż do tej pory.

Niestety sprawy które wymagać będą skierowania na drogę postępowania sądowego i egzekucyjnego nie mają raczej szans na szybkie zakończenie. Problemy z płynnością dłużników będą się kumulować i wiele z firm zalegających z regulowaniem zobowiązań będzie zmuszona do korzystania z rozwiązań takich jak restrukturyzacja czy upadłość. Już na tą chwilę obserwujemy lawinowy przyrost liczby firm które zawieszają działalność. W marcu 2020 z tej formy skorzystało ok 50 tys firm. Dla porównania w marcu 2019 roku było to około 20 tys firm (źródło: Bankier)

Jak windykować w trakcie pandemii?

Co więc powinien zrobić przedsiębiorca lub manager w sytuacji gdy przeterminowane wierzytelności zaczną stawać się problemem? 

• starać się nie dopuścić do takiej właśnie sytuacji i szybko reagować. O swoją płynność martwią się prawie wszyscy, także dłużnicy. W związku z czym już obserwujemy, że chęć szybkiego, polubownego regulowania zobowiązań jest znacząco wyższa niż jeszcze kilka tygodni temu. Każdy rozsądnie myślący przedsiębiorca zdaje sobie sprawę, że skutki finansowe wprowadzonych z powodu pandemii ograniczeń, odczuwać będzie przez długi czas, a problemy będą się kumulować. Dlatego też firmy które na obecną chwilę mają zapasy gotówki rezygnują z inwestycji oraz zakupów. Przeznaczają pieniądze na bieżącą działalność i regulowanie zaległości (tak aby w przyszłości uniknąć ewentualnych kosztów sądowych i egzekucyjnych). 
• uaktualnić (lub stworzyć) odpowiednie procedury dotyczące działań podejmowanych wobec dłużników. 
• ze szczególną uwagą monitorować sytuację swoich kontrahentów i pilnować należności przeterminowanych

Wiele firm musiało w ostatnim czasie ograniczyć działalność operacyjną, często całkowicie z niej zrezygnować. To dobry moment na zajęcie się polityką zarządzania wierzytelnościami. Do tej pory była ona w wielu firmach zaniedbywana, a obecnie staje się praktycznie warunkiem przetrwania biznesu.

Wielu przedsiębiorców, menadżerów i właścicieli firm zastanawia się jak zorganizować proces nadzoru na należnościami i ich windykacji. Najczęściej decydenci zadają sobie pytanie czy działania windykacyjne prowadzić samodzielnie. Ewentualnie rozważają dylemat firma windykacyjna czy kancelaria prawna. Czym różnią się te dwa sposoby i podejścia?

Windykacja przez prawnika – czy to wystarczy na trudnych dłużników?

Większość firm doskonale zdaje sobie sprawę, że prowadzenie skutecznych i efektywnych ekonomicznie działań związanych z monitorowanie i windykowaniem należności jest czasochłonne i wymaga poniesienia niemałych kosztów. W większości przypadków ten zakres działalności jest prędzej czy później zlecany do zewnętrznych, wyspecjalizowanych podmiotów. Najczęściej są to kancelarie prawna. To rozwiązanie dobre (lepsze niż nie podejmowanie żadnych innych działań), ale niedoskonałe.

Działania windykacyjne – jak poprawiają skuteczność odzyskiwania długów?

Wysłanie wezwania do zapłaty, skierowanie pozwu do sądu, a następnie wniosku egzekucyjny do komornika, to tylko mały wycinek możliwych (i koniecznych) do podjęcia działań. Oparcie windykacji tylko na działaniach prawnych wiąże się z licznymi zagrożeniami i niedoskonałościami, takim jak:

• brak szczegółowej wiedzy o sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika
• długi czas oczekiwania na nakaz zapłaty, w trakcie którego nie podejmowanie są inne działania windykacyjne
• brak podjęcia negocjacji i mediacji z dłużnikiem
• często nieskuteczne działania egzekucyjne w związku z brakiem kontroli komornika na etapie egzekwowania należności

Windykacja – taniej nie znaczy lepiej

Wybór tylko prawnej ścieżki windykacyjne często dyktowany jest względami ekonomicznymi, rozumianymi jako poszukiwanie najtańszego rozwiązania. Czy jednak najtańsze to zawsze najkorzystniejsze? Oczywiście nie, szczególnie w branżach wysoce wyspecjalizowanych do jakich zalicza się windykacja. Tym bardziej, że koszt windykacji w przypadku fachowych firm windykacyjnych to najczęściej tylko prowizja od skutecznie wyegzekwowanych kwota. Płacimy więc za „sukces”, za realny efekt.

Zatem: firma windykacyjna czy kancelaria prawna?

Ostateczna odpowiedź na to pytanie uzależniona jest przede wszystkim od specyfiki danej branży, charakterystyki wierzytelności i dłużników. Jeżeli dłużnicy to w większości działające firmy, niepłacące z powodu przejściowych problemów z płynnością finansową, ograniczenie windykacji do działań prawnych będzie na pewno skuteczne i tanie. Inna rzecz, że w przypadku zaangażowania profesjonalnego windykatora, wielokrotnie czas odzyskania pieniędzy bardzo znacząco się skraca. W przypadku natomiast gdy dłużnikiem jest firma której należy „szukać” i podejmować intensywne, niestandardowe działania, ograniczenie się do Sądu i komornika, na pewno nie przyniesie w większości przypadków zadowalających efektów.

Czy windykacja bez prowizji może być skuteczna? Jak ocenić czy oferta firmy windykacyjnej jest korzystna? Czy szukać najtańszej propozycji?

Usługa windykacyjna nie różni się praktycznie niczym od każdej innej usługi tzw. segmentu b2b. Prowadząc firmą, na każdym etapie rozwoju i praktycznie przez cały okres trwania firmy, właściciel lub zarządzający musi podejmować decyzje dotyczące zlecanie pewnych wyspecjalizowanych czynności zewnętrznym podmiotom. W większości przypadków taki outsourcing usług jest ekonomicznie bardziej uzasadniony od ponoszenia nakładów (finansowych, czasu pracy) na stworzenie i wdrożenie odpowiednich struktur i procedur wewnątrz firmy. I chociaż na pierwszy rzut oka, może wydawać się czasami, że zatrudnienie pracownika lub pracowników odpowiedzialnych za konkretne działania i obowiązki będzie tańsze, w ogólnym rozrachunku może okazać się, że jest dokładnie odwrotnie. Dobrze więc odpowiedzieć sobie na pytanie ile kosztuje windykacja i jak odnieść ten koszt do uzyskiwanych efektów.

Ile kosztuje windykacja prowadzona przez wewnętrzny dział?

Stworzenie wewnętrznego działu windykacji, składającego się z zespołu doświadczonych profesjonalistów z zakresu prawa, finansów i negocjacji, to konieczność w wielu dużych i bardzo dużych firmach. Utrzymanie takiego działu wiąże się jednak ze sporymi kosztami wynagrodzeń (wysokiej klasy specjaliści nie będę pracować za najniższą krajową), szkoleń, kosztami organizacyjnymi. Aby wewnętrzny dział windykacji był efektywny i rentowny nie może być tani. Dlatego też w praktyce stworzenie takiego działu ma sens dopiero przy odpowiednio dużej skali działalności.

Dlaczego opłaca się zlecać windykacją do zewnętrznych firm?

Co mogą natomiast zrobić właściciel i menedżerowie firm w których tworzenie komórki windykacyjnej nie jest ekonomicznie uzasadnione? Lub gdy budżet na tego typu projekt jest niewystarczający do zatrudnienie odpowiedniej liczby wysoko wykwalifikowanych pracowników? Z pomocą przychodzi oczywiście outsourcing usług. Firma w które opóźnienia w płatnościach zdarzają się w przypadku 1-2 kontrahentów w miesiącu/kwartale, nie będzie inwestował przecież kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy miesięcznie w utrzymanie osobnego działu. Tym bardziej, że prawdopodobnie przez sporą ilość czasu pracownicy tego działu nie mieliby wystarczającej ilości pracy. Czasowe oddelegowywanie do zadań windykacyjnych pracowników zajmujących się na co dzień innymi obowiązkami też nie jest dobrym rozwiązaniem. Skuteczna windykacja wymaga szerokiej wiedzy, umiejętności i praktyki. Nie możne jej nauczyć się w kilka godzin i prowadzić „z doskoku”.

Jak wybrać najkorzystniejszą ofertę?

Gdy decyzja o zlecenie działań windykacyjnych zostaje podjęta, rozpoczyna się etap wyboru najkorzystniejszej oferty. Czy jednak najkorzystniejsza oznacza najtańsza? Odpowiedzmy sobie na pytanie jakie działania powinny być podjęte w stosunku do naszego dłużnika, aby były one maksymalnie skuteczne i wnosiły wartość dodaną ponad to co bez specjalnego nakładu kosztów możemy zrobić samodzielnie (czyli w praktyce wysłać wezwanie do zapłaty i wykonać kilka telefonów do dłużników).  Z praktyki wiemy, że najskuteczniejsze są działania terenowe i bezpośrednie negocjacje osobiste z dłużnikami. Nawet jeżeli nie przynoszą one szybkich efektów w postaci spłaty należności, informacje zebrane w trakcie takich działań, umiejętnie wykorzystane, maksymalizuję szanse na odzyskanie należności na etapach późniejszych (np. sądowym czy egzekucyjnym). Aby móc wdrożyć tego typu działania każda firma musi ponieść ich koszty. Odpowiadając więc na kluczowe pytanie ile kosztuje windykacja, warto zastanowić się jaki dokładnie zakres usług

Najlepiej i najtaniej – czy tak się da?

Dlatego też wybieranie najtańszej oferty usług windykacyjnych nie jest rozwiązanie najkorzystniejszym. Rachunek ekonomiczny jest jednoznaczny. Dlatego też szczególnie w przypadku spraw trudnych, wysokonominałowych czy takich w których wiemy, że dłużnika trzeba będzie „szukać”, nie skupiajmy się na ofertach typu: bez prowizji, bez opłat. Wiele firm i kancelarii prawnych faktycznie proponuje takie usługi. Oczywiste jest jednak, że nie wykonują swojej pracy za darmo. Na czym więc zarabiają? Najczęściej na kosztach sądowych (kosztach zastępstwa adwokackiego) i ewentualnym ryczałcie zasądzanych od dłużnika kosztów windykacyjnych (równowartość 40 EUR). Warto więc odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki czynności windykacyjne można wykonać aby zmieścić się w budżecie 150-200 zł i jeszcze na tym zarobić? Jeżeli chcemy mieć pewność, że zlecana do windykacji sprawa będzie potraktowania odpowiednio uważnie i nie trafi natychmiast do Sądu (bez podjęcia innych czynności), szukajmy podmiotów, które mogą pochwalić się referencjami i doświadczeniem w pełnoprawnej windykacji terenowej. Liczmy się jednak z tym, że oferta tych firm nie będzie najtańsza na rynku. W zamian jednak za wyższą cenę otrzymamy dużo większe prawdopodobieństwo odzyskania swoich pieniędzy.

Rejestr dłużników – czy to skuteczne narzędzie windykacyjne?

Czy wpisywać dłużnika do KRD? Czy korzystanie z rejestrów dłużników lub internetowych giełd długów może być traktowane w firmie jako podstawowe narzędzie windykacyjne? Spotykamy się w swojej pracy z opiniami Klientów, które mogłyby sugerować, że Krajowy Rejestr Długów (KRD) czy inne biuro informacji gospodarczej to wystarczający sposób i skuteczna metoda skłaniania dłużników do regulowania przeterminowanych faktur. Czy jest tak rzeczywistości?

Wpis do KRD lub BIG, na niektórych to działa

Zapewne zdarzają się sytuacje w których wpisanie dłużnika do KRD zadziała motywująco i skłoni go do uregulowania zobowiązania. Niestety nie mają one miejsca zbyt często. KRD czy każde inne komercyjne biuro informacji gospodarczej to baza danych do której dostęp jest płatny. W związku z tym informacje przechowywane w tej bazie nie są ogólnodostępne i kompletne. Z tychże powodów wpisanie dłużnika do rejestru niesolidnych płatników nie spowoduje, że każdy zainteresowany będzie miał do tej informacji dostęp. Z tego też powodu bazy dłużników nie mogą być jedynym kryterium umożliwiającym podejmowanie decyzji na przykład o podjęciu współpracy z daną firmą. Pytając zatem czy wpisywać dłużnika do KRD należy równocześnie zastanowić się ile taka możliwość będzie kosztowała i czy koszt z tym związany jest uzasadniony.

Nie każdy zły płatnik występuje w rejestrach dłużników

Nagminne występowanie firmy w różnych bazach dłużników czy na internetowych giełdach wierzytelności daje oczywiście informacje, że ściągnięcie należności może być problematyczne, trudne lub niemożliwe. Jednak ten sposób wnioskowanie nie działa „w drugą stronę”. Brak wpisów na temat firmy w rejestrach KRD czy BIG nie oznacza, że firma jest doskonałym płatnikiem. W naszej pracy informacje pozyskane z rejestrów dłużników, internetowych giełd wierzytelności czy naszych wewnętrznych baz danych są bardzo przydatne. Na ich podstawie możemy ocenić szanse odzyskanie należności od danego dłużnika, prognozować Klientowi szacowany czas potrzebny do przeprowadzenie skutecznej windykacji i wycenić nasze usługi. Nigdy jednak takie dane nie będą w 100% sprawdzalne. Z tego powodu także odpowiedź na pytanie zadane na samym początku tego wpisu jest negatywne. Opieranie się tylko i wyłącznie na dostępie do rejestrów dłużników nie może zastępować stosowania jasno określonych procedur zarządzania wierzytelnościami.

Rejestry dłużników – baza danych czy coś więcej?

Operatorzy rejestrów zapewniają, że w ramach płatnego dostępu do ich baz danych Klient otrzymuje również kompleksowe działania windykacyjne. W praktyce okazuje się jednak, że są to dosyć szablonowe działania obejmujące najczęściej wysłanie wezwania do zapłaty, telewindykację i ewentualne skierowanie sprawy do Sądu. Tego typu działania mogą być skuteczne w stosunku do pewnej grupy dłużników. W większości przypadków są jednak niewystarczające i aby zmaksymalizować szanse na odzyskanie należności należy wdrożyć znacznie więcej bardziej złożonych narzędzi. Szczególnie w przypadku wierzytelności wysokonominałowych nic nie zastąpi pełnego wywiadu gospodarczego, wizji lokalnej, researchu na temat sytuacji rynkowej i bezpośrednich mediacji i negocjacji z dłużnikiem.

Jak brzmi zatem odpowiedź na tytułowe pytanie: Czy wpisywać dłużnika do KRD?

Nasza odpowiedź: Takie działanie na pewno nie zaszkodzi, ale nie może być jedynym krokiem podejmowanych w celu odzyskania pieniędzy.

Należności nieściągalne – case study

Dzisiaj małe „studium przypadku” jak powstają należności nieściągalne i czy zawsze są one definitywnie nieściągalne. Na praktycznym przykładzie chcemy pokazać jak ważne jest przyjęcie aktywnej strategii zarządzania należnościami w firmie. Pozostawienie procesu odzyskiwania należności „samemu sobie” lub stosowanie standardowej ścieżki „prawnik – sąd – komornik” bez dodatkowego wspomagania może być naprawdę kosztowne.

Brak kontroli nad dłużnikami to najprostszy sposób na powstanie należności nieściągalnych

Nasz dzisiaj analizowany Klient to duża firma z branży wynajmu nieruchomości komercyjnych. Teoretycznie należności wynikające z wynajmu lokali i powierzchni są dosyć łatwe do monitorowania. Dłużnika mamy niejako na miejscu i na oku. W praktyce, szczególnie przy dużej lub bardzo dużej skali działalności takie monitorowanie jest utrudnione. Wymaga wprowadzenia ścisłych procedur, poniesienia niemałych kosztów, powołania osobnych stanowisk pracy itp. W wielu przypadkach zaległości czynszowe zaczynają być egzekwowane w momencie gdy najemca już wyprowadził się z wynajmowanego lokalu lub mówiąc kolokwialnie zniknął. Tak było w opisywanym przypadku. Windykacja wobec dłużników wdrażana była gdy kontakt z niepłacącym najemcą był już mocno utrudniony. Wierzyciel decydował w tym momencie o skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego, przy czym nie zbierał informacji o aktualnej sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika, nie ustalał obecnego miejsca prowadzenia działalności operacyjnej itd., jednym słowem nie prowadził monitorowania dłużników.

Standardowa ścieżka windykacyjna – prawnik, sąd, komornik, czy jest skuteczna?

Ścieżka sądowa trwała średnio 4-6 miesięcy, po nadaniu klauzuli wykonalności sprawy trafiały do komornika najbliższego terytorialnie siedzibie dłużnika.  Tenże komornik rozpoczynał standardowe działania czyli wysłanie korespondencji. Paradoksalnie najczęściej na jedyny adres dłużnika czyli adres wynajmowanej nieruchomości. A tam firmy dłużnika już dawno nie było. Brak możliwości (i chęci) przeprowadzenia czynności terenowych powodował, że sprawa była umarzana jako bezskuteczna. Tym sposobem w dosyć krótkim czasie na biurko naszego Klienta pojawiło się kilkanaście nakazów zapłaty i orzeczeń o bezskutecznej egzekucji komorniczej. Łączna kwota należności głównych to ok 317 tys zł. Dodatkowo Klient poniósł koszty wpisów sądowych, koszty prawnika i koszty zaliczek komorniczych. Koszty te łącznie wyniosły nie mniej niż 24-27 tys zł.

Tak to mniej więcej wyglądało, na naszym laptopie leży ok 350 tys zł w należnościach nieściągalnych

Windykacja należności nieściągalnych

W związku z podjęciem współpracy z opisywanym Klientem nasza firma podjęła się analizy tychże nieściągalnych należności. Na skutek wdrożonych działań takich jak: ustalenie aktualnych adresów, powiązań gospodarczych, miejsc zamieszkania dłużników wyselekcjonowaliśmy sprawy w których dalsze działania nie były zasadne (dłużnicy ewidentnie nieściągalni, nienamierzalni, dłużnicy w upadłości), uznaliśmy, że to faktycznie należności nieściągalne Jednocześnie w pozostałych sprawach rozpoczęliśmy intensywne działania terenowe, próby negocjowania, ponowienie egzekucji komorniczej u skutecznych komorników i przy udziale naszych windykatorów. Na skutek tych działań w przeciągu ok 6 miesięcy odzyskaliśmy dla naszego Klienta ok 67 tys zł. Szacujemy, że możliwe do ściągnięcia jest jeszcze ok 15-20 tys zł. Pozostałe pieniądze są obiektywnie nieściągalne lub koszt ich odzyskania jest zbyt wysoki.

Ile to kosztuje?

Nasze szacunki: przy bieżącym monitorowaniu opisywanych należności od niemalże pierwszego dnia po terminie ich wymagalności, szacunkowo ściągalność mogła wynieść ok 230-240 tys. Koszt windykacji w postaci naszej prowizji od skutecznie odzyskanych kwot wyniósłby ok 20-21 tys (8-9%). Z powodu zaniechania wdrożenia odpowiednich narzędzi windykacyjnych ściągalność zatrzymała się na poziomie wspomnianych 67 tys zł, a prowizja zapłacona przez Klienta to ok 15 tys zł – pracowaliśmy na prowizji 20-22% ze względu na etap spraw na którym trafiły one do naszej firmy.

Tanio nie zawsze znaczy dobrze

Na powyższym przykładzie doskonale widać jak ważne jest wdrożenie odpowiednich procedur windykacyjnych i jednocześnie jak złudne jest szacowanie kosztów windykacji. Teoretycznie bezpłatna standardowa ścieżka okazała się o kilkaset procent droższa niż skorzystanie z płatnych usług profesjonalnej firmy windykacyjnej.

Brak zapłaty za wystawione faktury generuje w firmie wierzyciela dużo więcej kosztów, niż tylko kwota nieuregulowanej należności. Najistotniejsze w tych kosztach są zobowiązania podatkowe. Wierzyciel za miesiąc w którym wystawia fakturę sprzedażową musi odprowadzić należne podatki, niezależnie czy otrzymał już płatność od kontrahenta. Wyjątkiem jest sytuacja gdy stosuje tzw. kasową metodą rozliczania podatku VAT. Opisywany obowiązek podatkowy to jedna z najbardziej dotkliwych konsekwencji finansowych które dotykają wierzyciela w związku z brakiem zapłaty zobowiązania przez dłużnika. Na szczęście ustawodawcy próbują udostępnić firmom narzędzia które mają niwelować te negatywne konsekwencje. Jednym z tych narzędzi jest zwrot VAT od niezapłaconych faktur.

Kto i kiedy może skorzystać z prawa do zwrotu VAT od niezapłaconych faktur

Zapisy ustawy o podatku VAT, regulujące zasady tzw. ulgi na złe długi w zakresie podatku VAT były w przeszłości korygowane. Na chwilę obecną (2017 rok) przedsiębiorca ma możliwość zwrotu podatku VAT (skorzystania z tzw. ulgi na złe długi) gdy spełnione są następujące warunki.

• towar lub usługa dostarczane są na rzecz podmioty zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT
• wierzyciel również jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT
• dłużnik nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub w trakcie likwidacji
• od daty wystawienia faktury nie upłynęło więcej niż 2 lata (licząc od końca roku w którym faktura została wystawiona)
• od daty wymagalności (terminu płatności) faktury minęło 150 dni

Bardzo istotne jest aby korzystać z prawa odliczenia VAT od niezapłaconych faktur w ustawowym terminie, czyli w miesiącu w którym mija 150 dni od daty wymagalności faktury. Jeżeli termin ten zostanie „przegapiony” prawo do zwrotu VAT nie wygasa, ale konieczne jest złożenie korekty deklaracji VAT za miesiąc z którym upłynął 150 dniowy termin.

Zwrot VAT od niezapłaconych faktur – konsekwencje dla dłużnika

Prawo do skorzystania z możliwości korekty podatku VAT nie jest na szczęście w żaden sposób skorelowane z wymogami lub obowiązkami wobec dłużnika. Nie musimy mieć zgody dłużnika na skorzystanie z ulgi, nie musimy go o tym informować. Istotne jest tylko abyśmy mieli pewność czy jest aktywnym podatnikiem VAT i czy nie znajduje się w stanie upadłości, restrukturyzacji lub likwidacji. Na blogu opisywaliśmy już jak weryfikować dłużnika, służymy również pomocą w tym zakresie. Sam dłużnik natomiast w przypadku gdy nie uregulował swojego zobowiązania w terminie 150 dni, ma obowiązek korekty podatku VAT którego nie zapłacił a odliczył w dacie otrzymanie faktury.

Więcej szczegółów prawnych i technicznych w temacie zwrotu VAT od niezapłaconych faktur można znaleźć między innym na stronach Infor.

W obrocie gospodarczym ryzyko związane z udzielaniem tzw. kredytu kupieckiego jest nieuniknione. Każda firma chcąc zwiększać swoją sprzedaż jest niejako zmuszona do stosowania terminów płatności. Czym więcej kontrahentów i czym dłuższe terminy płatności faktur tym większe również ryzyko powstania trudnościągalnych należności. Jednym ze sposobów jego minimalizowania jest weryfikacja kontrahentów.

Weryfikacja kontrahentów, źródło informacji o kondycji finansowej i zwyczajach płatniczych

Zazwyczaj pierwsze transakcje z danym Klientem odbywają się na zasadzie obrotu gotówkowego. Jeżeli tylko pozwala na to specyfika branży i skala działalności jest to dobry sposób na „zapoznanie się” z nowym kontrahentem. Niestety fakt, że firma płaci gotówką lub wykonuje przedpłaty nie daje gwarancji, że będzie również rzetelnym płatnikiem w momencie gdy zostanie jest przyznany limit kredytu kupieckiego. Aby decyzja o wystawianiu faktur z odroczonym terminem płatności była trafna, niezbędne jest pozyskanie informacji o kontrahencie. W tym celu niezbędna do przeprowadzenia jest profesjonalna weryfikacja kontrahenta.

Co powinna zawierać dobrze przeprowadzona weryfikacja kontrahentów

Informacje niezbędne do oceny kontrahenta to przede wszystkim:

• czy firma ma aktualny wpis do CEIDG lub KRS
• kto jest uprawniony do reprezentowania firmy
• z jakimi podmiotami i osobami firma jest powiązana. Czy te powiązania można traktować „pozytywnie” czy „negatywnie”
• czy firma miała w przeszłości problemy z płynnością i regulowanie należności
• czy firma występuje w rejestrach niesolidnych płatników i na branżowych giełdach wierzytelności
• czy prowadzone są przeciwko firmie postępowania sądowe i/lub egzekucyjne
• czy firma jest znana na rynku windykacyjnym

Pozyskanie powyższych informacji w większości jest oczywiście możliwe do wykonania we własnym zakresie. Wymaga to jednak sporego nakładu czasu i pracy. Nierzadko konieczne jest zatrudnienie lub oddelegowanie pracowników do wykonywanie czynności związanych z weryfikacją kontrahentów. Nie zawsze takie działania ma sens ekonomiczny.

W sytuacji gdy zarządzający firmą nie chce ponosić kosztów związanych z utrzymywaniem działu lub komórki odpowiedzialnej za prawidłową weryfikację kontrahentów z pomocą przychodzą wyspecjalizowane podmioty zajmujące się zawodowo monitorowaniem Klientów i potencjalnych Klientów.

Usługa jest relatywnie tania, nie wymaga zaangażowania po stronie zainteresowanego Klienta. Firmy zajmujące się zarządzaniem wierzytelnościami sporządzają kompleksowe raporty o kontrahentach obejmujące wszystkie niezbędne informacje. Możliwe jest zlecanie sporządzenia raportów zarówno incydentalnie, pojedynczo, jak i w korzystnych pakietach. Nie należy także obawiać się o to czy przekazywanie danych potencjalnych kontrahentów jest zgodne z ustawą o ochronie danych osobowych.

Weryfikacja kontrahentów zwiększa skuteczność i szybkość odzyskania pieniędzy w przypadku wystąpienia problemów z regulowaniem płatności.

Oczywiście nawet prawidłowo przeprowadzona weryfikacja kontrahenta nie da gwarancji, że będzie on już zawsze wzorowym płatnikiem. Jednak pozyskane w trakcie sporządzania raportu informacje pozwalają na odpowiednio szybką reakcję i wprowadzenie ewentualnych procedur windykacyjnych. W przypadku weryfikowanego wcześniej kontrahenta są one zazwyczaj bardziej skuteczne niż w przypadku dłużników którzy trafiają do windykacji bez wcześniejszego sprawdzenia i monitorowania.

Zachęcamy do zapoznania się ze szczegółami usługi weryfikacji kontrahentów świadczonej przez White Note. Jesteśmy do Państwa dyspozycji.

Internet to źródło nieocenionej wiedzy praktycznie z każdej dziedziny. Setki stron poradnikowych, forów dyskusyjnych czy porad ekspertów są dostępne praktycznie dla każdego. Także w zakresie związanym z odzyskiwaniem długów. Wpisanie w wyszukiwarkę zapytanie o treści „jak odzyskać dług?” lub „jaka firma windykacyjna?”, da nam tysiące wyników. Większość z nich będzie sugerowało skorzystanie z klasycznej ścieżki wykorzystującej środki prawne: postępowanie sądowe i egzekucyjne. Jeżeli dłużnik nie płaci, nie reaguje na wezwania, unika kontaktu wierzyciel ma prawo do złożenia pozwu o zapłatę. Po uzyskaniu nakazu zapłaty i jego uprawomocnieniu sprawa powinna trafić do komornika, który na drodze egzekucji komorniczej odzyskuje należne wierzycielowi pieniądze. Tyle teorii. Oczywiście taka droga może być jak najbardziej skuteczne tylko, że niestety w wielu przypadkach nie jest. Dlaczego zatem tak się dzieje? Przyczyn jest co najmniej kilka.

Czas to pieniądz. Szczególnie w windykacji.

Po pierwsze: procedury prawne trwają. Postępowania sądowe nierzadko ciągną się przez kilka tygodni lub miesięcy, a w tym czasie dłużna firma może zmienić siedzibę, zniknąć z rynku lub ogłosić upadłość. Dlatego tak niezmiernie ważne jest, aby spróbować zdiagnozować przyczyny nieregulowania należności jeszcze przed skorzystaniem z drogi sądowej i monitorować sytuację dłużnika podczas całego procesu. Skierowanie sprawy do sądu nie powinno wstrzymywać innych działań windykacyjnych, nawet jeżeli teoretycznie nie mają one szans być skuteczne. Informacje zebrane podczas takich kontaktów mogą być bezcenne w momencie kierowania sprawy na drogę egzekucji komorniczej.

Udział wierzyciela w egzekucji komorniczej

Tutaj dochodzimy do drugiej, głównej przyczyny powstawania nieściągalnych należności. Mam na myśli przeprowadzenie działań egzekucyjnych. Pamiętajmy, że wierzyciel ma duży wpływ na samą egzekucję i sposób jej przeprowadzenia. Sposób przygotowanie wniosku egzekucyjne, zakres wnioskowanych czynności, monitorowanie prowadzonych przez komornika czynności ma ogromny wpływ na intensywność, a co za tym idzie skuteczność działań. Pamiętajmy o tym, bo komornicy nie zawsze są w stanie wyegzekwować należności (z różnych przyczyn) które przy odpowiednim poprowadzeniu sprawy są spokojnie możliwe do odzyskania.

Powyższe czynniki powodują, że cały czas i niezmiennie na rynku jest miejsce dla wyspecjalizowanych firm windykacyjnych. Takich które zajmą się kompleksowo negocjacjami, oceną sytuacją finansowej i majątkowej dłużnika, monitorowaniem działań sądowych i egzekucyjnych oraz odpowiednio dostosują niezbędne do wykorzystania w konkretnej sytuacji narzędzia prawne.

Firma windykacyjna to nie kancelaria prawna

Decydując się na skorzystanie z usług windykacyjnych, pamiętajmy, że firma windykacyjna to nie to samo co kancelaria prawna. Zasądzenie i skierowanie sprawy do komornika to tylko mały wycinek działań koniecznych do podjęcia w celu sprawnego odzyskania pieniędzy – o tym każdy wierzyciel zawsze powinien pamiętać.

Tomasz Rzepiak

Dyrektor Pionu Handlowego

White Note

Sprzedam dług

Sprzedaż wierzytelności to forma finansowania

Sprzedaż długu czy windykacja

Wielokrotnie w naszej praktyce spotykamy się z pytaniami o legalność przekazywania danych dłużnika. Klienci pytają czy można przekazywać dane dłużnika firmie windykacyjnej? Działalność windykacyjna to ciągła praca z informacją i danymi dotyczącymi dłużników. Przedsiębiorcy obawiają się czy nie naruszają ustawy o ochronie danych osobowych. Czy obawy są słuszne?

Zapewne dobrze, że się one pojawiają. Dane osobowe stały się bardzo cennym towarem w dzisiejszym zinformatyzowanym świecie. Wyczulenie na ich nielegalne ujawnianie i rozpowszechnianie jest bardzo wysokie. Znając kilka podstawowych regulacji, każdy wierzyciel może bezpiecznie i zgodnie z prawem korzystać z usług  firm zajmujących się windykacją. Nie powinien mieć także wątpliwości czy można przekazywać dane dłużnika firmie windykacyjnej.

Dane osobowe dłużnika

Dane dłużnika który prowadzi działalność gospodarczą, takie jak imię, nazwisko, NIP, firma oraz miejsce prowadzenia działalności, są ogólnie dostępne. Możemy je znaleźć w Centralnej Ewidencji i Informacji i Działalności Gospodarczej. Reguluje to art. 25 pkt 1 ustawy o swobodzie prowadzenia działalności gospodarczej. Jednocześnie art. 38 pkt 1 tejże ustawy mówi, że dane i informacje udostępnione przez CEIDG są jawne i i każdy ma prawo dostępu do nich. Nie oznacza to, że dane te nie są chronione. Są i niesie to za sobą skutek w postaci obowiązków nakładanych na administratora danych, regulacjach dotyczących sposobu ich przetwarzania, przechowywania i wykorzystania itd. To jednak nie dotyczy bezpośrednio wierzyciela, który bezpiecznie może informacje o nazwie dłużnika przekazywać firmie windykacyjnej.

Przetwarzanie danych osobowych w celu dochodzenia roszczeń

Art 23 ust 4 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych jednoznacznie określa za prawnie usprawiedliwiony cel, który dopuszcza przetwarzanie danych osobowych w celu dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, że dłużnik (przedsiębiorca), nie może zasłaniać się ochroną swoich danych osobowych ujawnionych w CEIDG, aby uniknąć działań zmierzających do odzyskania swoich pieniędzy przez wierzyciela, także wykorzystującego do tego celu wyspecjalizowaną firmę windykacyjną.

Prowadzenie giełd wierzytelności i przekazywanie danych osobowych firmom windykacyjnych w celu zlecenie windykacji lub sprzedaży wierzytelności

Dobrym przykładem na słuszności przytaczanych tu przepisów prawnych jest wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 5 lutego 2008r, sygn. akt VI ACa 897/07, do przeczytania tutaj. Wyrok ten w swojej treści (Każdy przedsiębiorca może przekazać dane osobowe dłużników nieograniczonej liczbie nieoznaczonych osób, a samo przekazania danych osobowych konsumenta firmom windykacyjnym nie może być uznane za działanie bezprawne i nie narusza dóbr osobistych), określa także legalność prowadzenie przez firmy windykacyjne giełd wierzytelności i publikowanie ich na stronach internetowych.

Pamiętajmy więc, że dochodzenie swoich pieniędzy to prawo każdego wierzyciela. Nikt nie powinien z tego prawa rezygnować pod presją dłużnika, zasłaniającego się przepisami ustawy o ochronie danych osobowych.

Ustawa ta nie powstała w celu umożliwienia dłużnikom uchylania się o regulowania swoich zobowiązań. 

współpraca: Michał Kosmacki, www.kancelariakosmacki.pl